‘Ik wil voorkomen dat er geknokt wordt.’ dr. ing. Jacques Reijniers MBA

‘Ik wil voorkomen dat er geknokt wordt.’

Hoe krijg je het samenspel tussen verschillende partijen goed werkend? Die vraag vormt een rode draad in de loopbaan van dr. ing. Jacques Reijniers MBA, thans onder meer directeur van Apollo Consultancy BV en docent aan de AlliantiePartners Academy.

Met vijfentwintig jaar inkoopervaring in publieke en private omgevingen bekijkt Reijniers allianties vanuit het perspectief van inkoopmanagement. Dat doet hij ook tijdens de Masterclass ‘Van inkoop naar allianties’ op 12 en 13 oktober aanstaande en tijdens de leergang van AlliantiePartners Academy die in het najaar weer van start gaat. ‘In de huidige wereld besteden bedrijven steeds meer uit. De meeste van hen leggen zich toe op hun kernactiviteiten en vragen hun toeleveranciers voor de rest te zorgen. Gevolg daarvan is dat de relaties met deze toeleveranciers veranderen en dat je als bestuurder niet meer alleen je eigen organisatie hoeft te managen, maar dat je ook moet zorgen voor die bedrijven waarmee je een samenwerkingsrelatie hebt in de keten’, vertelt Reijniers.

Dat dit niet altijd even gemakkelijk is, blijk uit het aantal samenwerkingen dat stroef of zelf slecht verloopt. In de praktijk blijkt het in veel gevallen lastiger dan gedacht over de grenzen van de eigen organisatie heen te kijken, niet alleen bij samenwerkingen tussen bedrijven, maar ook wanneer het de publieke sector betreft. ‘Er is een enorm krachtenveld waarmee je altijd weer te maken hebt; in het bedrijfsleven wil iedereen overleven en moet aan het eind van de rit winst zijn gemaakt. Binnen de publieke sector dien je een algemeen belang. Maar per saldo wil je allebei hetzelfde; een samenwerking moet iets opleveren, daarbij wordt reputatie ook steeds crucialer. Je wilt bovendien dat de leverancier je helpt om je eigen strategische doelen te realiseren’ aldus Reijniers, die zijn ervaring zowel in de praktijk als in de wetenschap opdeed. 

Goede afloop
Omdat ontwikkelingen steeds sneller gaan en het aantal onzekerheden tijdens de uitvoering van een project toenemen, wordt het volgens Reijniers steeds belangrijker vooraf na te denken over de manier waarop je met een andere partij wilt samenwerken. In feite zijn er twee situaties denkbaar: de situatie waarin een klant precies weet wat hij wil en zijn leverancier precies weet wat hij te bieden heeft  én de situatie waarin de opdrachtgever wel weet welk probleem moet worden opgelost, maar niet weet welke oplossing en welke aanpak daarvoor het meest geschikt is. Dergelijke ontwikkeltrajecten kunnen soms lang duren en vergen andere kwaliteiten dan in het verleden.

Wat zijn die kwaliteiten die in ontwikkeltrajecten zo belangrijk zijn? ‘Je moet de controle op details los durven laten en vertrouwen op een goede afloop. Je moet je primair richten op het beoogde eindresultaat en daarna de juiste voorwaarden voor dit succes ontwikkelen’ aldus Reijniers. ‘Als je een weg moet asfalteren volgens een standaard procedure, kun je over het algemeen redelijk goed bepalen hoe dat moet worden gedaan, hoe lang het gaat duren en wat het gaat kosten. Maar als je denkt aan een project zoals de A15, waar een brug, een autoweg en een spoorweg zijn aangelegd op een manier die uniek is in de wereld, is sprake van een grote onzekerheidsfactor. Toch moet je partijen contracteren. Op een andere manier dan vroeger, want de klassieke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zeg maar de verticale samenwerking, houdt in deze situaties geen stand meer.’

Fascinerend
Wat ervoor in de plaats komt, is volgens Reijniers een vorm van horizontale allianties waarin opdrachtgever en opdrachtnemer samen verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de randvoorwaarden en voor de doelstellingen die zij samen gaan behalen. Binnen de afgesproken tijd en kosten. Als gelijke partners delen zij gedurende het project idealiter lief en leed met elkaar. ‘Vertrouwen is daarbij de sleutel tot succes. Deze vorm van samenwerken vraagt van beide partijen een voortdurende openheid en kwetsbaarheid, de wil in elkaar te investeren, adequaat te communiceren en informatie uit te wisselen. Hiertoe dienen organisaties van inkopende en verkopende partijen op elkaar afgestemd te zijn.’

Dat vertrouwen is relatief nieuw voor ons, want we houden graag alles onder controle. We zijn eraan gewend dat iedereen elkaar in de gaten houdt en dat je de ander er op aanspreekt en verantwoordelijk stelt als er iets niet goed gaat. Je geeft de ander de schuld en legt de risico’s bij voorkeur bij de andere partij. Het lijkt tot nu toe ook vanzelfsprekend dat de koper de rekening voor eventueel extra werk betaalt. Maar dat begint echt te veranderen.’

Spanning is soms onvermijdelijk. ‘Er kunnen talloze oorzaken zijn van spanning tussen alliantiepartners. Toch is (juridisch) getouwtrek in veel gevallen te voorkomen. Ik wil voorkomen dat er geknokt wordt en dat we steeds weer juridisch teruggrijpen naar een stuk papier.  Door de verantwoordelijkheid op het hoogste niveau te delen, elkaar goed te kennen en processen op elkaar in te richten, kunnen echter langdurig, evenwichtige horizontale relaties ontstaan. Maar let wel, horizontale samenwerkingen zijn geen trucje! Het werkt alleen als beide partijen tot diep in de organisatie er volledig achter staan. Want iedereen in een organisatie in de keten heeft eigen en soms ook tegengestelde doelstellingen. Het kan toch niet zo zijn dat succesvolle allianties alleen gerealiseerd kunnen worden bij bijvoorbeeld bij project A2 Hooggelegen van de Rijkswaterstaat en bij het bagageafhandelingsysteem op Terminal 5 op Heathrow Airport door Vanderlande Industries? Er moeten veel meer allianties mogelijk zijn. Dat moeten we onszelf alleen wel leren. Ik blijf dat ontzettend fascinerend vinden!